FASE DE ONBOARDING
Auditoría de Administración y Documentación
Este cuestionario nos permitirá comprender cómo gestionáis la documentación, archivos, contratos, facturación y procesos administrativos de tu empresa para identificar oportunidades de digitalización, automatización y mejora de la gestión documental.
¿Qué información necesitamos?
Para realizar una auditoría efectiva del área de administración y documentación, necesitamos recopilar información clave sobre tu empresa. Este cuestionario cubre:
Estructura del equipo administrativo
Flujos de facturación y contratos
Procesos de aprobación y firmas
Cumplimiento normativo (RGPD, etc.)
Gestión documental y archivo
Herramientas de gestión actuales
Volumen de documentos y trámites
Criterios de éxito y seguridad
Indica el nombre legal o comercial de tu empresa
Este cuestionario está diseñado específicamente para auditar el área de administración
Indica tu posición en la empresa
Número aproximado de personas en tu organización
Describe la estructura del área de administración: quién reporta a quién, funciones principales, etc.
Lista todos los roles/personas que participan en procesos administrativos, facturación, archivo y documentación
Necesitamos conocer las herramientas que utilizáis para gestionar documentos, facturas, contratos y archivos, y verificar que podréis darnos acceso de lectura para analizar los flujos actuales.
Si usáis herramientas adicionales no listadas, indicadlas aquí
Necesitamos acceso temporal para analizar flujos documentales, no modificaremos nada
¿Hay un sistema central donde se consulta toda la documentación importante o está dispersa en múltiples lugares (email, carpetas, archivadores)?
Considera facturas, contratos, albaranes, documentación de empleados, etc.
Necesitamos entender cómo fluye la documentación en vuestra empresa: desde que llega una factura hasta que se archiva, desde que se genera un contrato hasta que se firma.
Procedimientos escritos para facturación, archivo, aprobaciones, gestión de contratos, etc.
Describe paso a paso cómo funcionan vuestros procesos principales de gestión documental
¿Existen niveles de aprobación? ¿Se usan firmas digitales o físicas?
Si la persona de administración no está disponible 2 semanas, ¿qué impacto tendría en facturas, pagos, contratos?
¿Qué procesos o información sólo conoce una persona? Contraseñas, accesos, procedimientos especiales...
Cuanto más específicos sean los ejemplos de tareas administrativas repetitivas, mejor podremos identificar oportunidades de automatización y digitalización.
Describe 3-5 tareas específicas relacionadas con documentación, facturación o archivo que os gustaría optimizar
Describe las tareas que se repiten diario o semanalmente y que consumen tiempo del equipo administrativo
¿Qué procesos o aprobaciones ralentizan la gestión documental? ¿Dónde se acumulan documentos pendientes?
¿Cuántas horas semanales estimas que el equipo dedica a tareas documentales repetitivas?
Piensa en extracción de datos de facturas, clasificación de documentos, generación de informes, respuesta a consultas...
Conocer el volumen de documentos y los KPIs actuales nos permite dimensionar las soluciones y calcular el ROI potencial de cada mejora.
Incluye facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, albaranes y otros documentos administrativos
Indicadores clave que utilizáis para medir el rendimiento del área administrativa
Desde que llega una factura hasta que está registrada y archivada
Describe cómo está repartida la responsabilidad de los diferentes tipos de documentos
¿Hay momentos del mes/año donde el volumen de documentación aumenta significativamente?
Describe en qué momentos se producen estos picos
Incluye cualquier tipo de automatización: OCR de facturas, workflows de aprobación, alertas automáticas, etc.
— Contexto adicional
Selecciona todos los motivos que apliquen
Definir criterios de éxito claros y entender los requisitos de cumplimiento normativo nos ayuda a proponer soluciones que se ajusten a vuestras necesidades legales.
¿Qué resultados concretos esperáis obtener de la gestión documental y administrativa?
Requisitos legales, de auditoría, técnicos o de presupuesto que debemos conocer
Selecciona todas las normativas o estándares que debéis cumplir
Control de acceso a documentos sensibles, clasificación de información, políticas de retención
Describe cómo controláis el acceso a documentos sensibles, políticas de backup, etc.
Persona o rol responsable de autorizar acceso a documentos confidenciales
Comentarios Adicionales
Cualquier información extra relevante para la auditoría
¿Qué te gustaría resolver de forma prioritaria? ¿Qué te quita el sueño?
Ayúdanos a alinear expectativas y enfocar el diagnóstico
